Z pewnością zetknąłeś się ze słynnym powiedzeniem „Błądzić jest rzeczą ludzką”. Oczywiście wszyscy jesteśmy ludźmi i popełniamy błędy, ale biznes to biznes. Potknięcia pracowników wpływają nie tylko na zmniejszenie produktywności biznesu, ale też odbijają się negatywnie na wizerunku organizacji. Nic więc dziwnego w tym, że managerowie na całym świecie poszukują sposobów pozwalających na ograniczenie błędów oraz wynikających z nich kosztów. Jednym z najlepszych do tego celu narzędzi jest automatyzacja procesów. Przyjrzyjmy się na przykładzie firmy produkcyjnej, co, kiedy i dlaczego warto automatyzować.
Czego dowiesz się z tego artykułu:
- Czym jest błąd ludzki?
- Jakie są przyczyny błędów popełnianych w pracy?
- Do czego prowadzą błędy pracowników?
- W jaki sposób automatyzacja pomaga uniknąć błędów?
- Dlaczego automatyzacja jest szczególnie ważna w firmach produkcyjnych?
- W jakiej kolejności warto automatyzować procesy?
Czym jest błąd?
Do opakowania z napisem „Błąd” możemy włożyć wszystkie działania pracownika, które odbiegają od oczekiwań pracodawcy. Takie podejście jest jednak nie tylko krzywdzące, ale przede wszystkim nie przyczynia się do zmniejszenia częstotliwości pomyłek.
Jako ludzie jesteśmy istotami społecznymi, dlatego błędy są wpisane w nasze postępowanie. Znajduje to odzwierciedlenie, chociażby w przepisach kodeksu pracy. Zgodnie z art. 120 k.p. w razie wyrządzenia przez pracownika przy wykonywaniu przez niego obowiązków pracowniczych szkody osobie trzeciej, zobowiązany do naprawienia szkody jest wyłącznie pracodawca. Pracownik ponosi odpowiedzialność wyłącznie w określonych granicach. Budując zespół, przedsiębiorca musi więc liczyć się z tym, że będzie ponosił koszty ewentualnych potknięć członków załogi.
Bardzo często błędy wynikają nie tyle ze złej woli pracownika, ile z niedopracowania procesu lub też nieprawidłowo przeprowadzonego szkolenia. Dlatego przed wyciągnięciem konsekwencji względem personelu, warto przeanalizować w szczegółach wykonywaną operację. Jak jest ona zbudowana i zabezpieczona? Dlaczego coś poszło nie tak? Czy mogę na przyszłość zapobiec podobnym sytuacjom? Takie pytania powinna zadać sobie w pierwszej kolejności osoba odpowiedzialna za nadzorowanie procesu.
Dlaczego popełniamy błędy w pracy?
W praktyce błąd ludzki może występować w dwóch wariantach:
- działania niezamierzone to wszelkiego rodzaju pomyłki i pominięcie wynikające z naszej natury,
- działania zamierzone to naruszenia popełniane świadomie przez pracownika.
Łatwo wyobrazić sobie przykłady obu kategorii błędów. Wyobraź sobie, że księgowa miała wyjątkowo ciężki dzień i pomyliła numer rachunku bankowego, wykonując przelew do kontrahenta, z którym Twoja firma handluje od lat. Z pewnością nie było to działanie intencjonalne, ale stało za nim zmęczenie, rozproszenie uwagi lub zamyślenie.
Na drugiej stronie szali postawmy pracownika, który właśnie otrzymał wypowiedzenie, którego się nie spodziewał. Dlatego w ramach „zemsty” planuje usunąć dane klientów z CRM.
W obu przypadkach szkód dla firmy można uniknąć. Wystarczy zadbać o to, aby proces był odpowiednio „odporny”, a najlepiej przebiegał samodzielnie.
Czym skutkują błędy ludzkie w pracy?
Analiza błędów ludzkich to domena psychologów i managerów. My skupmy się na bardziej bezpośrednim przełożeniu skutków pomyłek na biznes. W wyniku naruszenia może dojść do strat wizerunkowych, w obrębie bezpieczeństwa oraz zmniejszenia produktywności firmy. Z czym musisz się liczyć, zatrudniając personel?
Nieplanowane koszty
Ile kosztuje poprawienie błędu pracownika? Według koncernu IBM w 2016 roku szacunkowy koszt wygenerowania niskiej jakości danych przez pracowników, które następnie wymagały poprawek, wyniósł 3.1 biliona dolarów w samych tylko Stanach Zjednoczonych.
Możesz zastanawiać się, dlaczego te koszty są aż tak wysokie. Przede wszystkim dlatego, że błędy trzeba usunąć, a to zajmuje czas i angażuje zasoby ludzkie oraz sprzętowe. Co więcej, pomyłki, które zostały przeoczone, prowadzą do kolejnych, dalej idących błędów.
Spadek renomy firmy
Błąd ludzki w pracy to nie tylko pieniądze, ale też cios wymierzony w wizerunek firmy. Załóżmy, że Twoje przedsiębiorstwo produkuje części do samochodów. Na co dzień korzystasz z systemu MRP (ang. Material Requirements Planning), więc wydaje się, że wszystko powinno iść, jak po sznurku. Tymczasem nie idzie, ponieważ pracownik nieprawidłowo skonfigurował Bill of Materials i zamówienia na podzespoły są składane z pominięciem jednej linii produkcyjnej. Efekt? Twoi kontrahenci muszą czekać na zamówienia dłużej, niż powinni.
Zmniejszenie produktywności
Błędy to także mniejsza efektywność Twojej organizacji, ponieważ personel, zamiast skupić się na pracy, musi usuwać skutki niedopatrzeń. W rezultacie przyjmujesz mniej zamówień, niż wskazywałaby na to dostępna infrastruktura oraz liczebność załogi, co bezpośrednio przekłada się na niższy dochód.
Obniżone bezpieczeństwo
Czasami nie trzeba wiele, aby narazić bezpieczeństwo firmy na szwank. Wystarczy źle zaadresować maila, umieścić w środowisku chmurowym z szerokim dostępem dane, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa albo przesłań cold mailing do klienta, który nie wyraził na to zgody (nowe prawo komunikacji elektronicznej surowo karze takie działanie!). Sankcje za naruszenie informacji chronionych prawem są liczone w milionach euro.
Automatyzacja procesów, jako sposób na eliminację ludzkich błędów
Sposobów na to, aby w Twojej firmie pracownicy rzadziej popełniali błędy, można szukać na różne sposoby. Najbardziej intuicyjne wydaje się zatrudnienie wysokiej klasy specjalistów i stałe podnoszenie ich kompetencji. Choć na pozór trafione, takie rozwiązanie ma kilka wad.
Przede wszystkim błędy popełnia każdy człowiek, nawet najlepszy specjalista. Poza tym ciągłe szkolenie pracowników jest procesem kosztownym. Powinieneś też zadać sobie pytanie, co z tzw. knowledge retention, czyli gromadzeniem wiedzy w Twojej organizacji. Co stanie się, kiedy ci świetnie wyszkoleni profesjonaliści odejdą do konkurencji albo po prostu przejdą na emeryturę?
Potrzebujesz rozwiązania, które trwale eliminuje błędy. Takim narzędziem jest automatyzacja procesów przy użyciu AI oraz innych, nowoczesnych technologii.
Jakie korzyści płyną z eliminacji błędu ludzkiego poprzez automatyzację?
Wdrożenie automatyzacji pozwala na ograniczenie występowania błędów na wiele sposobów. Przyjrzyjmy się konkretnym korzyściom, jakie z niej płyną.
- Ograniczenie ręcznej pracy
Większość błędów popełnianych przez pracowników jest związanych z powtarzalnymi zadaniami. Często są one traktowane jako nudne, w efekcie osoby zatrudnione szybko tracą koncentrację i przechodzą w „tryb autopilota”. Stąd już tylko krok do pomyłki. Zwróć uwagę na takie procesy, jak tworzenie backupu danych, wysyłanie zbiorowych maili, czy zatwierdzanie zadań współpracowników.
- Dbałość o compliance w organizacji
Dzięki automatyzacji procesów nie musisz za każdym razem monitorować zgodności procesów i tworzonych dokumentów z regułami compliance. W tym przypadku może chodzić zarówno o RODO, jak i branżowe regulacje, które narzucają specyficzne wymagania. Często są to szczegółowe akty, a kary za ich naruszenie potrafią być bardzo wysokie!
- Łatwiejsza praca z danymi
Manualna praca z dużą ilością danych pociąga za sobą wysokie ryzyko błędu. Dotyczy to zwłaszcza Big Data i współzależności między dużymi zbiorami informacji. To mogą być wyniki finansowe przedsiębiorstwa, rezultaty sprzedażowe poszczególnych działów, czy zarządzanie logistyką w magazynie.
Ogólna zasada zawsze jest taka sama — Im dłużej błąd pozostaje niewykryty, tym większe spustoszenie może wywołać. Wykonanie pewnych zadań automatycznie powoduje, że już na samym początku odrzucane są dane błędne, a ewentualne wątpliwości system sygnalizuje tak, aby pracownik mógł je zweryfikować.
- Spójność
Niekiedy bywa tak, że jedna osoba zaczyna wykonywać zadanie, ale kończy je inny pracownik. W ten sposób mogą powstać niespójności w zakresie np. formatowania danych. Dzięki automatyzacji otrzymujesz zawsze taki sam rezultat.
- Większe bezpieczeństwo organizacji
Dostawca platformy zapewniającej bezpieczeństwo cyfrowe, AstraIT szacuje, że w 2024 roku dziennie dochodzi do 2.200 ataków cybernetycznych. Wbrew pozorom głównymi obiektami agresji hakerów nie są duże korporacje, ale właśnie przedsiębiorcy z sektora MŚP.
Dużą część zagrożeń wirtualnych można wyeliminować dzięki odpowiednio wdrożonym zabezpieczeniom, ale też automatyzacji. Skonfigurowane narzędzia mogą blokować podejrzane maile i zapobiegać odwiedzaniu niebezpiecznych witryn przez pracowników.
- Dostęp do danych w czasie rzeczywistym
Błędy ludzkie niekiedy wynikają z braku dostępu do aktualnych danych. Dotyczy to zwłaszcza dużych firm, w których funkcjonuje równolegle wiele działów wymieniających się informacjami. Dzięki integracji z narzędziami poprzez API można usprawnić przesył danych, a w rezultacie zredukować odsetek błędów wynikających z niewiedzy.
Pamiętaj, że algorytmy automatyzacji działają w dokładnie zaplanowany sposób. Niekorzystne warunki pracy, nadmierne obciążenie zadaniami, brak motywacji i rutynowe działania nie są tutaj problemem.
W jaki sposób automatyzacja pomaga uniknąć kosztownych pomyłek? Przykład firmy produkcyjnej
W firmach produkcyjnych występuje zwykle bardzo dużo zróżnicowanych procesów. Mogą one dotyczyć każdego etapu funkcjonowania firmy, od oceny jej rentowności, przez składanie i obsługę zamówień na podzespoły, rekrutacji nowych pracowników, jak i oczywiście samej produkcji. Błąd może wystąpić w każdym z tych ogniw, ale jego skutki nie zawsze będą widoczne od razu. Dlatego szczegółowa analiza każdego procesu z osobna, ale też ich wzajemnej współzależności ma ogromne znaczenie dla zminimalizowania ryzyka potknięcia.
Przyjrzyjmy się na przykładzie firmy z sektora produkcyjnego, w jaki sposób automatyzacja procesów przy użyciu sztucznej inteligencji wpływa pozytywnie na sytuację w organizacji:
- obsługa Bill of Materials pozwala skorelować ze sobą dostępne zasoby i normy, a także przygotować BOM uwzględniający zamienniki i konkretne kompetencje członków zespołu,
- plan produkcji jest tworzony automatycznie z uwzględnieniem zamówień oraz dostępnych surowców i materiałów,
- harmonogramy poszczególnych operacji mogą być przygotowane z wykorzystaniem wykresu Gantta,
- kompleksowa obsługa logistyki umożliwia automatyczne składanie zamówień u dostawców, dokonywanie rezerwacji i wydań z magazynów oraz wyszukiwanie towarów na półkach,
- nadzór nad kontrolą jakości surowców i materiałów ułatwia utrzymanie pożądanego poziomu świadczenia usług.
Powyższe przykłady są charakterystyczne dla firmy produkcyjnej, ale trzeba pamiętać, że przedsiębiorstwo zajmujące się wytwarzaniem różnego rodzaju gotowych produktów lub półproduktów wykorzystuje też procesy, które pojawiają się w wielu organizacjach. To może być np. rekrutacja i szkolenie nowych pracowników, wystawianie faktur, OCR-owanie dokumentów, czy zarządzanie zasobami na stronie internetowej lub wyszukiwanie nowych klientów na podstawie zapytań z formularza kontaktowego. Choć może się wydawać, że są to czynności czysto techniczne, nawet niewielki błąd może skutkować poważnymi konsekwencjami.
Z tego względu automatyzację warto rozpatrywać na dwóch płaszczyznach — w odniesieniu do ogólnych procesów, które zapewniają firmie sprawne działanie oraz do zadań związanych ze specyfiką jej działalności. Wiele z działań realizowanych w firmach produkcyjnych ma powtarzalny charakter, ponieważ poszczególne zamówienia są do siebie podobne. Automatyzacja będzie tutaj świetnym rozwiązaniem!
Jakie procesy warto automatyzować?
Strategii na to, które procesy automatyzować jako pierwsze, jest przynajmniej kilka. Proponujemy, abyś w pierwszej kolejności skupił się na zadaniach:
- powtarzalnych (np. OCR-owanie dokumentów, które mają trafić do księgowości),
- czasochłonnych (np. wypełnianie deklaracji podatkowych, zgłoszeń ZUS lub BOM dla każdego zamówienia),
- podatnych na błąd ludzki (np. stworzenie planu produkcji uwzględniającego wiele czynników).
Zanim zidentyfikujesz kandydatów do automatyzacji, zacznij od wyliczenia ROI i zbierz feedback od pracowników. Dzięki temu będziesz miał pewność, że automatyzujesz dokładnie to, co trzeba. Zachęcamy do skorzystania z naszego kalkulatora, który pomoże wstępnie oszacować oszczędności płynące z automatyzacji.Automatyzacja to unikalny klucz do profesjonalizmu i precyzji działań operacyjnych. Raz wdrożona pomaga odciążyć pracowników, dzięki czemu mogą oni skupić się na zadaniach wymagających kreatywności. Zostaw nudne i powtarzalne zadania algorytmom, a sam skup się na rozwoju biznesu.
